Christiaan Lam – over de dagelijkse avonturen van een mobiele manager
Random header image... Refresh for more!

OTVOEM: denken voor doen

images.jpegIn de blogpost Theorie: Gevechtsleiding en leiderschap wordt ingegaan op het moment dat je over gaat van voorbereiding naar uitvoering, waarbij je accepteert dat je niet alles hebt gepland. Hoewel het theoretisch kader klopt, merk ik in de praktijk vaak dat de voor 80% van de activiteiten (zie Paret principe niet tot nauwelijks een goede voorbereiding plaats vindt. De 20% gevallen waarin dat wel uitvoerig gebeurt hebben vrijwel altijd betrekking op activiteiten als het organiseren van een seminar, congres of boeklancering. Maar waarom nemen we niet niet in 95% van de gevallen tijd voor een goede voorbereiding?“

Het treffen van een goede voorbereiding kost teveel tijd”, is een veelgehoorde antwoord. Ik hanteer liever het principe “Als je niet weet waar je heen gaat, is elke stap die je zet de verkeerde”. Ik wil hier graag een parallel trekken met de wijze van commandovoering binnen defensie, aangezien zij een paar eeuwen lang lering hebben kunnen trekken uit het uitvoeren van complexe, moeilijk voorspelbare activiteiten.

Op de plekken waar gesproken wordt over commandanten, kun je ook managers of team-/project-/programmaleiders lezen, net als je (schriftelijke) bevelen kunt lezen als plannen (van aanpak).

Bij defensie wordt de voorbereidingstijd verdeelt over de commandanten in de lijn naar de enkele groep. Iedere commandant mag 1/3 van de beschikbare voorbereidingstijd voor zichzelf gebruiken en 2/3 ter beschikking stellen aan zijn onderliggende commandanten. Zo heeft iedere laag een redelijk deel van de voorbereidingstijd, een moment waarop hij of zij gestructureerd de opdracht kan analyseren, alle aspecten kan belichten en op basis van een zo goed mogelijk inzicht in de situatie een plan formuleren en afstemmen.

Wanneer een commandant een opdracht ontvangt, stelt hij of zij als eerste een waarschuwingsbevel op. Deze bestaat uit niets meer of minder dan een samenvatting van de opdracht, een overzicht van reeds vastgestelde voorbereidingen, waar en wanneer de beveluitgifte plaats vindt en en eventuele teamaanpassingen. Daarna heeft hij of zij de tijd (1/3 van de voorbereidingstijd) om de opdracht nader te analyseren.Hiervoor wordt de afkorting OTVOEM gebruikt, waarbij de O staat voor de opdracht. Begrijp ik mijn opdracht goed? Heb ik een goed overzicht van de deeltaken die van mij worden verwacht? Heb ik een ruwe schets van het tijdsverloop? Is de opdracht sowieso door mijn huidige team uit te voeren. Op basis van de antwoorden op deze vragen vindt een terugkoppeling met de opdrachtgever plaats. Aangezien deze vanuit meerdere deeleenheden vragen en antwoorden krijgt, heeft hij of zij de mogelijkheid om de activiteiten van de deeleenheden op elkaar af te stemmen. Aan de hand van de wijzigingen naar aanleiding van de terugkoppeling kan de commandant een tweede waarschuwingsbevel uitgeven, zodat de teamleden hun voorbereiding kunnen aanpassen.

In de voorbereidingstijd wordt de opdracht verder geanalyseerd aan de hand van de rest van de afkorting: TVOE. Deze staan voor Terrein, Vijand, Overigen aspecten / groeperingen en Eigen middelen. In het bedrijfsleven kun je Terrein vergelijken met de omgeving van de opdracht, denk hierbij aan de infrastructuur, gebouwen, etc. Vijand is in het bedrijfsleven terug te herleiden tot risico’s ten aanzien van de uitvoering, Overige aspecten met stakeholders en Eigen middelen de noodzakelijke resources. Het voordeel van een dergelijke gestructureerde analyse is dat je minder snel een bepaalde invalshoek of potentiële risicobron over het hoofd ziet.

Aan de hand van de analyse worden, afhankelijk van de voorbereidingstijd, meerdere scenario’s uitgewerkt. Dit gebeurt aan de hand van de M van OTVOEM, waarbij de M staat voor Mogelijkheden. Welke mogelijkheden heb ik voor de uitvoering van mijn opdracht en welke geven mij de grootste kans op slagen. Uiteindelijk kun je dan uit de diverse mogelijkheden de beste oplossing kiezen.Het gekozen scenario wordt omgezet in een plan en wederom afgestemd met de opdrachtgever in een tweede terugkoppeling. Hierdoor worden de definitieve plannen ook op detailniveau op elkaar afgestemd zodat deze in een later stadium (de uitvoering van de opdracht) zo goed mogelijk op elkaar aansluiten. Hierna kan het bevel aan de subgroepen worden uitgegeven en houdt de periode van 1/3 van de voorbereidingstijd op. Nu is het tijd aan de subgroepen om hun plannen uit te gaan werken; inderdaad, wederom aan de hand van het hiervoor geschetste proces.

Maar wat als je geen tijd hebt voor een gedegen voorbereiding? In dat geval kun je alsnog besluiten om een deel van de uitvoeringstijd te gebruiken als voorbereiding. Liever 1/3 van de beschikbare tijd goed en gestructureerd nagedacht, dan na 3/3 van de tijd op de verkeerde plek uitkomen. Met een gedegen voorbereiding zorg je er voor dat je in ieder geval 2/3 van de tijd de juiste dingen kunt doen óf tot de conclusie komt dat je onvoldoende tijd hebt om de opdracht goed uit te kunnen voeren. En een opdrachtgever hoort dat liever na 1/3 van de tijd, dan wanneer je dat aan het eind van de beschikbare tijd komt melden.Maar een dergelijk beschreven voorbereiding is toch alleen noodzakelijk voor enorme opdrachten, zoals het uitvoeren van een project of programma? Eigenlijk niet, de beschreven aanpak wordt binnen defensie al gebruikt voor iets simpels als het opzetten van een boogtent. Het verschil is daar zichtbaar tussen enerzijds een tent opzetten in 4 tot 5 minuten of een tent opzetten in 20 minuten (als ze het überhaupt voor elkaar krijgen). Dus ook voor kleinschaligere activiteiten doe je er goed aan om de voorbereiding meer te structureren.

De grap is dat de gedegen voorbereiding in vrijwel alle managementgames steeds als centrale boodschap wordt meegegeven en telkens weer door de groep wordt vergeten. We krijgen een (simpele) opdracht en direct gaat iedereen (met de juiste intenties) zo snel mogelijk aan de slag om tot een oplossing te komen, waarbij het (meestal) uitloopt op een warboel. En als er al een team is dat aan een gedegen voorbereiding doet, dan is dat vrijwel altijd het team dat als winnaar uit de bus komt. En dat wil jij toch ook?

1 comment

1 Quinn 5: tactisch versus strategisch — YFNUM { 03.09.17 at 11:23 }

[…] op elk niveau continu afstemming plaats vindt met de onder-, naast- en bovenliggende niveaus (zie OTVOEM: denken voor doen), net zoals dat binnen het bedrijfsleven zou moeten gebeuren. Quinn’s leiders hebben een doel […]

Leave a Comment