Christiaan Lam – over de dagelijkse avonturen van een mobiele manager
Random header image... Refresh for more!

Capex en Opex – voors en tegens

Kosten maken binnen een bedrijf komt meestal uit een ‘potje’. Dat wordt gepland, benut en soms zelfs is er ‘budget over’ dat voor het einde van het jaar moet worden opgemaakt. Wijzigingen in kostenramingen gedurende het jaar moeten worden geboekt op CAPEX of OPEX kosten, en aandeelhouders kijken naar de investeringen. Hoe hangt dat nou allemaal samen?

Wat zijn CAPEX en OPEX

De ..ex in beiden staat voor Expenses. CAPEX, oftewel Capital Expenses, kun je het best vertalen als investeringen waar je langjarig plezier van hebt. Hardware bijvoorbeeld. OPEX staat voor Operation Expenses en heeft te maken met de dagelijkse gang van zaken – het inhuren van een consultant voor een project is bijvoorbeeld meestal OpEx.

Wanneer gebruik je OPEX

Dit zijn je terugkerende kosten voor de dagelijkse operatie – zonder deze kosten kun je je onderneming niet draaien. Salarissen, schoonmaak, printerpapier. Het voordeel van Opex is dat alle kosten in dit jaar worden geboekt. Het nadeel van Opex is dat grote investeringen moeilijk te financieren zijn. Vaak zijn er afspraken met controllers of belastinginspecteurs over bepaalde kosten – cursussen bijvoorbeeld zijn meestal OPEX (ook al kun je argumenteren dat een cursus zich in meerdere jaren terugbetaalt) en idem geldt voor inhuur van consultants.

Wanneer gebruik je CAPEX

Alles wat je doet qua investering of langjarige verbetering is CAPEX: aanschaf van hardware is een logische, maar ook werk aan sommige projecten die op lange termijn hun vruchten af zullen werpen kunnen CAPEX zijn. Het voordeel is dat je (boekhoudkundig) de kosten uit kunt spreiden over X jaar. Het nadeel is dat je voor de komende jaren al een deel van je budget hebt vastgelegd en dus minder flexibel bent – de kosten _moeten_ namelijk genomen worden. In sommige gevallen kunnen consultants die werken aan langdurige verbeteringen wel uit het CAPEX budget komen, maar eventueel onderhoud van dit product door consultants moet dan weer uit OPEX budget komen.

Voorbeeld

Bedrijf Y heeft een omzet van 1 miljoen. Voor het komende jaar wordt er een begroting gemaakt. 800.000 EUR wordt in het budget al opzij gezet voor verwachte operationele kosten: salarissen, huur van het pand, verzekeringen, stroom, telefoonkosten, etcetera. Er moet echter geïnvesteerd worden in een nieuw datacenter. Het bedrijf heeft nu twee keuzes: een eigen data-center in beheer nemen dat 500.000 EUR kost, of dit uitbesteden.

Optie 1: zelf doen. Er wordt geraamd dat het data-center 5 jaar mee zal gaan en gedurende die tijd circa 20% aan onderhoud nodig heeft. Dat betekent dat er voor de komende 5 jaar, 500.000 EUR aan initiële kosten wordt genomen maar dit mag over 5 jaar worden afgeschreven. Dus de komende 5 jaar is er al 100.000 EUR CAPEX per jaar vastgelegd. Als er niks veranderd aan de omzet of grootte, betekent dit dat van de 1 miljoen budget nu nog maar 900.000 euro over is. Verder is er 20% onderhoud gepland wat neerkomt op 20.000 EUR per jaar.

Het interessante hier is dat de 100.000 EUR CAPEX vast ligt – hier kan in principe niet aan getornd worden.Aandeelhouders en investeerders zien dat er geïnvesteerd wordt in de toekomst. De 20.000 EUR onderhoud is echter OPEX; indien nodig kan dit verminderd of uitgesteld worden.

Optie 2:uitbesteden. Uitbesteden van alle datacenter zaken blijkt 150.000 EUR per jaar te kosten. Over de 5 geraamde jaren, zou dit een hogere kostenpost zijn. Het geeft echter wel veel flexibiliteit (afhankelijk van het contract, natuurlijk) om op- of af te schalen omdat het opeens operationele kosten zijn geworden. De aandeelhouders zien echter geen investeringen in de toekomst en ook geen waarde-opbouw: de OPEX is geld wat weg is terwijl een data-center wel waarde in het bedrijf vertegenwoordigt.

Verschillende filosofieën

Verschillende bedrijven houden er verschillende filosofieën op na. “Zoveel mogelijk OPEX” maakt dat je maximaal flexibel bent met je kosten. Je kunt makkelijk bezuinigen en uitdagende marktomstandigheden bijvoorbeeld. Het heeft echter als nadeel dat je kunt gaan ‘zwalken’ in je bedrijfsvoering (elk jaar maak je andere financiële keuzes) en aandeelhouders vinden het bedrijf mogelijk niet interessant vanwege het gebrek aan toekomstvisie/investeringen.

“Flink veel CAPEX” maakt dat je veel geld kunt uitgeven aan investeringen – handig als je een duidelijke meerjarige visie hebt en goede vooruitzichten. Soms is het echter moeilijk te overzien wat je over 3 jaar zou willen budgetteren. Ook is het nadelig dat CAPEX blijft opstapelen. Als je elk jaar een project van 1.000.000 EUR in CAPEX stopt dat in 4 jaar afschrijft, heb je na 1 jaar 250.000 EUR budget dat niet beschikbaar is, na 2 jaar 500K, en zo voorts… en ben je er pas na flink wat jaren vanaf. Minder flexibiliteit, wel vertrouwen in investeringen en toekomst.

Het optimum

Het optimum tussen CAPEX en OPEX ligt voor elk bedrijf op een ander punt. Soms heb je geen keuze of je uitgaven in CAPEX of OPEX stopt – nieuwe computers voor het personeel bijvoorbeeld. Andere posten kunnen echter zowel als CAPEX en als OPEX geboekt worden, afhankelijk van de nuances. Maak dan ook altijd een afweging tussen flexibiliteit op korte termijn, en investeringen op lange termijn.

 

0 comments

There are no comments yet...

Kick things off by filling out the form below.

Leave a Comment