Christiaan Lam – over de dagelijkse avonturen van een mobiele manager
Random header image... Refresh for more!

UCC & Het Nieuwe Werken: Tijd voor consolidatie?

ucc-to-the-max.jpgIk kwam zojuist tot de ontdekking dat ik wel heel erg bereikbaar ben en dat het plethora aan communicatiemiddelen dat tot mijn beschikking staat een beetje te gek begint te worden. Sinds ik mijn nieuwe laptop heb en dus weer een aantal dingen moet installeren denk ik wel eens bij mezelf: is dat allemaal nodig?

Ik heb natuurlijk het eerbiedwaardige MSN Live Messenger, waar ik het overgrote deel van mijn contactpersonen in heb staan, veel contact onderhoudt met mijn collega-managers en medewerkers en ik ook wat vrienden en familie binnen onderhoudt. Laagdrempelig en fijn om te gebruiken, de nieuwere versies hebben steeds minder gedoe met proxies en instellingen en foto’s worden tegenwoordig ook online bewaard naast de contactpersonenlijst (waarmee MSN indertijd (lees: rond 1996) een grote stap vooruit deed ten opzichte van het inmiddels achterhaalde ICQ). En je hebt nog een Webmessenger voor als het anders echt niet gaat; wel wat trager maar echt overal te gebruiken. MSN is echter wel een flinke package deal; je krijgt er enorm veel bij qua informatie, tabbladen, beurskoersen, SMS mogelijkheden en wat niet al meer zij.

Sommige bedrijven laten MSN echter blokkeren door hun firewall of kiezen gezamenlijk voor een ander product; daar komt Skype dan vaak om de hoek kijken. Die bewuste keuze hebben ze bijvoorbeeld bij Ibuildings gedaan waar Skype zelfs op de visitekaartjes staat. Kortom, Skype heeft iets meer een Enterprise uitstraling en ook de integratie met multimedia is in mijn ervaring iets beter. Daarnaast schijn je het ook te kunnen gebruiken om goedkoop over de hele wereld te bellen maar daar heb ik nog geen ervaring mee.

Dan heb ik nog Google Talk tot mijn beschikking als voortvloeisel van het steeds groter wordende gebruik van Google Mail. Ik doe er verder niet zoveel mee maar het voordeel is wel dat alle conversaties online bewaard blijven en sommige verstokte Gmail gebruikers die ik toch af en toe graag wil IM’en zitten hierop. Verder is het relatief featureloos wat ook wel zo plezierig is; het doet wat het moet doen, IM’en.

En dan heb ik sinds kort mijn eerste echte UCC oplossing, Microsoft Office Communicator. Bijzonder gaaf product met heel veel features; zo heb ik integratie met Outlook, live meeting met meerdere video conferenties en draait het zelfs op mijn Smartphone en weet ik veel wat. Nadeel alleen: je moet er een aparte OCS (Office Communications Server) account voor hebben én het werkt alleen binnen de grenzen van je eigen netwerk of via VPN in verband met veiligheid. Leuk dus om mijn collegae te spreken maar voor de communicatie met mijn medewerkers eigenlijk niet bruikbaar. Het grootste deel van de features moet ik nog uitproberen en ervaren, zeker omdat door de nogal steile leercurve (en een installatie- en configuratiehandleiding van 30+ pagina’s) nog maar een klein gedeelte van mijn collegae er op zit.

Dan heb ik natuurlijk nog niet gesproken over de standaard methoden zoals Email (nu mét gratis Spam) en telefoon en heb ik minstens een dozijn messenging programma’s overgeslagen. Kortom, het is wat veel! Ik zou met UCC zou een deel van deze diversiteit kunnen oplossen maar heeft nogal wat technische beperkingen dan wel restricties. Dan zijn er natuurlijk programma’s die claimen dat ze de IM programma’s kunnen integreren; Trillian heb ik geprobeerd maar zelf nooit aan de praat gekregen vanachter de firewall. Meer informatie over verschillende IM systemen kun je vinden op www.bigblueball.com.

De Magic Pill die alles oplost heb ik nog niet kunnen vinden dus voorlopig modder ik maar even voort met Het Nieuwe Werken. Hoe doen jullie het in vredesnaam?

June 12, 2008   No Comments

UCC 0.9 (or: Use MSN Now!)

Use MSN or Live Messenger. Now.Last week I had a presentation about the upcoming UCC/Office Communicator given by a colleague of mine (and not by Microsoft, despite their threats/promises (choose one) to inform me about it afer they read this post). And I do admit, it looks really nifty, especially the integration of all forms of communications (thanks to Peter for the link). A pity that it’s just that: a promise and for now far from usable for us, lowly managers. So we’ll have to get back to using MSN.

Keeping the principle of Advancing Insight in mind, I’ve learned more about the corporate use of the noble MSN in the past weeks. Video integration is at least as good as Skype’s I think and it has all kinds of nice options (sharing applications, remote assistance, etc that you’d have to install separate Skype plugins for)… if only they would work. The problem is the internal network with all its firewalls, proxies, etcetera, that just keeps bugging! You’d need to make a good case with internal automation departments.

Yes, there are shortcomings to MSN of course: you can only have a videoconference with one person at a time, it is not secure (no salary excel sheets please!), and more. Regardless, it already delivers a lot of what I want. It has Presence (who is online, where and when), it allows simple collaboration, it allows communications… in short, it is UCC 0.9. And it even has several advantages over true UCC. Not everything is logged (which you may not like) and you can use it without having to log in to the corporate systems (handy, if you are in a consultancy situation).

Another nifty thing I noticed: User Agents. Postbank already has it with its Postbank Buddy where you can request your balance and other things, neatly integrated with their website. That is something a modern company should have for common HR questions: “how much vacation do I have left”, “what are the rules for hourcode 210 again”, “what is the phonenumber of John Jakes” and more. And for questions that are not in the Agents repertoire, a good link to the websites own searchengine should do the trick (more about Live Agents here).

So… use MSN. Now.

September 13, 2007   2 Comments

MSN/Skype versus Unified Communications

The new buzz in management-land is Unified Communications, by Microsoft. It promises to deliver A Lot © for Very Little ®. Waiting for the IT department to buy, test, implement, usertest and actually use the required servers, mobile devices, software, hardware and new SOP’s could, just might, take some time and money (more about what’s needed here) . In the meanwhile, just using MSN (or Skype for that matter) delivers at least half the promised functionality at… well, zero costs. I use it daily to communicate with secretaries, personnell, co-workers, managers and whomever else is ‘live’ at a certain time.

There are a few great advantages to using MSN/Skype over, for example, regular e-mail. One is that it is less formal and you know that the recepient has at least received the message (not to mention the ability to send/receive messages even when offline). Also, it is less intrusive then using a phonecall. Further, if used well, people can tell you if they’re busy, out to lunch and whatnot. And, an underused functionality of MSN/Skype, you can add a line about what’s on your mind at that time which is, in the consultancy business (where you meet face-to-face once a month or less) a great way of telling how you’re feeling to the world (since you’re usually not in the same room with your long-term colleagues). Not to mention the plugins that start appearing for MSN to do online banking, passing money around, buy music, and more.

To improve the enterprise functionality, you’d additionally need a company plugin/applet where you can immediately see some details about said person (such as function, phonenumber) or even add an Automatic Friendlist where you get connected to people from your own unit/division, pushed from the companies backend systems.

The main differences between Skype and MSN is that Skype has, in my opinion, superior voice-and-video capabilities, whereas MSN has something very handy: webmessenger, so that even in situations where regular MSN/Skype/ICQ/Google Talk/Yahoo Messenger is blocked, you can still get online.

So, to set the right example, you can usually find me on Skype as: christiaan.lam

Go spread the word.

PS: and quoting one of my employees about Unified Communications Lotus Groupware has been active in this field for years, and Microsoft has a disadvantage in this area, so to pretend UC is something all-new would be passing several companies who have been active in this area for a long time.” Seems it’s again Microsofts PR machine working

July 22, 2007   8 Comments